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#ERP - 22-02-2022
Si un projet de nouveau logiciel ne se résume pas à son coût, il en est néanmoins une donnée essentielle. Limiter au maximum les dépassements budgétaires constitue une partie de la réussite de votre projet. Voici 5 conseils qui vous permettront de définir votre budget.
Cela parait évidement, mais il est facile d’oublier une partie des coûts du projet lors de la définition du budget. Pour cela une seule méthode : recenser minutieusement l’ensemble des coûts et des dépenses que le projet va engendrer, à chacune des étapes. N’oubliez aucun type de coût (matériel, immatériel et humain) et aucune étape du projet. Il est par exemple fréquent d’oublier la maintenance du logiciel dans l’évaluation budgétaire.
Le coût des ressources humaines représente une grande partie du coût d'un projet. Pour le calculer, il est nécessaire d’évaluer précisément qui va intervenir sur le projet. Puis, vous allez évaluer la durée de chaque tâche en jours/hommes, sans les sous-estimer (c’est rapidement le cas). Considérez le fait que les équipes projet ne sont pas toujours productives à temps plein et que vous aurez peut-être besoin d’investir dans de la formation.
Au-delà du salaire brut, il ne faut pas oublier les bonus et avantages, ainsi que le coût des ressources externes (consultants, intérimaires…) si vous prévoyez d’y avoir recours.
Une fois vos coûts listés, il vous faut évaluer, pour chacun, le montant estimé. Il vous est alors préconisé de définir des indicateurs simples (nombre postes, nombre de réunions de pilotage…). Pour vous aider dans votre travail, n’hésitez pas à vous appuyer sur la façon dont le budget à été dépensé pour un projet similaire.
Vous devrez ensuite ventiler ces coûts dans le temps sur toute la durée du projet.
Il arrive qu’un budget total fixe ait été défini en amont. Dans ce cas, il vous faudra le répartir entre les jalons du projet en vous assurant de n’oublier aucun coût critique.
Établir votre budget avant de démarrer votre projet vous aide à maîtriser les coûts. Cependant, le budget prévisionnel n'est qu'une estimation et les coûts réels évolueront avec le projet. Il est important de suivre cette évolution tout au long de votre projet afin d’en suivre la rentabilité et d’ajuster le budget si nécessaire.
Aucun projet n’est à l’abri d’aléas plus ou moins importants, qu’ils soient matériels, climatiques, humains… Une panne, un départ dans l’équipe, vous ne pourrez jamais tout prévoir. Une réserve pour les imprévus vous permet de vous adapter aux changements. Il est recommandé de mettre de côté entre 7 et 10% de votre budget total.
Un budget correctement défini et suivi vous permettra, à la fin du projet, de pouvoir faire un comparatif entre le prévisionnel et le réel et capitaliser pour des projets futurs.
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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline a travaillé pendant 15 ans dans le monde du conseil SIRH et SI. Elle a accompagné les grandes entreprises dans le choix et l'implémantation de leurs solutions. Son expertise technique, sa connaissance du terrain et sa sensibilité aux défis de la gestion du changement lui permettent de nous livrer chaque semaine des conseils éclairés et pragmatiques.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.
Adeline Darnay
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