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#ERP - 03-03-2022
Quel est votre besoin ? C’est une question qui peut paraitre simple mais qui cache une réalité plus complexe. Même si vous avez une idée précise de l’objectif global de votre projet, définir clairement les attentes et besoins des parties prenantes du projet est une étape incontournable. Elle vous permettra de développer ou de choisir un outil qui vous convient. Voici les clés pour un recueil et une expression de besoin efficace.
Le besoin n’est pas uniquement lié aux fonctionnalités attendues mais aussi à des attentes et contraintes plus larges : objectif, budget, planning et échéances clés, disponibilité des ressources, évolutions de périmètres prévues… Elles font partie intégrante de votre besoin et vont vous permettre de cadrer votre recueil et de réaliser un projet réaliste et bien préparé. Ainsi, il est important de recueillir les besoins de l’ensemble des cibles.
De la même façon, votre application aura des impacts à la fois sur les outils existants mais aussi en termes de besoin de communication, formation, assistance et support, anticipez-le dès à présent.
Pour lister les fonctionnalités attendues, concentrez-vous sur les processus métier, dont les activités vous permettront de faire ressortir des cas d’usage, sans entrer dans la solution à apporter.
Ne le faites pas seul, ce sont les utilisateurs qui pourront le mieux décrire leur besoin, en termes de fonctionnalités mais aussi de données, de règles de gestion… Organisez avec eux des ateliers afin de leur permettre de clarifier leur demande.
Puis demandez-vous : de quoi peut-on se passer ou envisager dans un second temps ?
Prendre le recul nécessaire à la priorisation des besoins permettra d’éviter les demandes surréalistes et décalées par rapport à l’objectif. De plus, cela vous apportera plus de souplesse dans votre projet en le découpant en lots par exemple.
C’est aussi un point important de votre besoin. Il vous faudra définir le contexte : sur quel support, besoin ou non d’une connexion internet, solution d’hébergement à disposition… Mais aussi les contraintes : volume de connexions, mobilité à envisager, charte graphique à utiliser…
Rapprochez-vous de vos équipes techniques pour vous poser les bonnes questions.
Précision ne signifie pas forcément longues phrases et termes complexes. Ne laissez pas de place à l’interprétation de la part des acteurs du projet et des prestataires en étant le plus précis possible. Pour autant, vous avez tout intérêt à utiliser des phrases courtes et un langage naturel avec des mots simples pour être clair.
Vous pouvez faire des schémas pour clarifier ou vous référer à des documents existants s’il y en a.
L’expression de besoin est une base solide que vous pourrez affiner dans votre cahier des charges. Vous aurez ainsi toutes les clés en main pour choisir le prestataire le plus adapté à vos besoins.
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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline a travaillé pendant 15 ans dans le monde du conseil SIRH et SI. Elle a accompagné les grandes entreprises dans le choix et l'implémantation de leurs solutions. Son expertise technique, sa connaissance du terrain et sa sensibilité aux défis de la gestion du changement lui permettent de nous livrer chaque semaine des conseils éclairés et pragmatiques.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.
Adeline Darnay
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