#ERP - 04-05-2022

Urbanisation : attention à la cohérence

Vous mettez en place un logiciel, il ne sera pas un électron libre isolé des autres outils de l’entreprise. Votre système global doit être cohérent pour que votre entreprise fonctionne efficacement. Voici les clés de la réussite pour intégrer votre nouvel outil.

1- Etudiez votre écosystème existant

La question que vous allez vous poser est « comment mon logiciel s’intègre dans mon univers existant ? ». Au fil des années, des outils ont pu être intégrés en fonction des différents besoins des métiers de votre entreprise, sans corrélation les uns avec les autres. Mettre en place un nouvel outil peut être impactant. C’est l’occasion de remettre à plat votre système d’information dans son ensemble. Attention, vous risquez de mettre le doigt dans des incohérences globales et vous prendrez peut-être la décision de mener un chantier d’urbanisation… Qu’il faudra isoler de la mise en place de votre logiciel.

2- Analysez l’impact sur vos métiers et processus

Vous savez quels sont les métiers et les processus impactés par la mise en place de votre logiciel. Cependant, ces métiers ont surement d’autres applications de gestion. Il est important de dresser une liste des métiers et processus concernés ainsi que des applications dédiées afin de définir comment votre nouvel outil peut les impacter. Cette liste est appelée cartographie fonctionnelle.

3- Décidez de l’outil principal

Certaines fonctionnalités proposées par vos différents outils peuvent être complémentaires. Il est important d’éviter que des actions s’annulent où se contredisent. Si vous avez un outil de gestion administrative du personnel dans lequel vous créez les dossiers des salariés, il est inutile de les créer à nouveau dans l’outil de gestion de la paie que vous mettez en place par exemple. La ressaisie manuelle dans des outils différents augmente le risque d’erreurs et n’est pas efficace. Décidez de l’outil dans lequel vous allez réaliser l’action.

4- Faites communiquer et coopérer vos outils

Par conséquent, plusieurs processus métiers peuvent être propriétaires d’une même information localisées dans des outils métiers et donc des bases de données différentes. Dans votre nouveau logiciel, posez-vous la question des données dont vous avez besoin. Puis, demandez vous si elles sont disponibles dans un autre outil. La redondance des données est, elle aussi, source fréquente d’erreurs de gestion. Dans le cas des dossiers du personnel, les informations seront saisies dans l’outil principal et devront être transmise à l’autre via une interface. Vous devez prévoir ce chantier « interface » dans votre plan projet.

L’intégration de votre logiciel dans votre système d’information permettra à votre entreprise d’être plus performante, et aux utilisateurs de réaliser moins d’actions et de saisies inutiles.

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A propos de l'auteure

Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.

Adeline a travaillé pendant 15 ans dans le monde du conseil SIRH et SI. Elle a accompagné les grandes entreprises dans le choix et l'implémantation de leurs solutions. Son expertise technique, sa connaissance du terrain et sa sensibilité aux défis de la gestion du changement lui permettent de nous livrer chaque semaine des conseils éclairés et pragmatiques.

Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

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