#ERP - 14-09-2022

Pilotage : les erreurs à éviter

Votre projet va durer plusieurs mois et vous allez devoir en assurer le bon déroulement. Voici les erreurs à éviter pour le piloter efficacement et augmenter vos chances de réussite.

Avancer sans chef d’orchestre

Pilote, chef de projet… quel que soit son nom, il coordonne les actions et permet un échange d’informations fluide entre les parties prenantes. Il suit l’avancement du projet dans son ensemble, des tâches à réaliser pour atteindre les objectifs et organise les instances du projet à chaque étape. Il anime l’équipe et encourage la collaboration. Il joue donc un rôle transverse et primordial.

En fonction de la taille de votre projet, vous pouvez définir une gouvernance croisée entre des directions opérationnelles et techniques.

Ne pas communiquer

Faites des réunions d’équipes régulières pour communiquer sur le projet et sur les activités de chacun. Cela vous permettra d’être informé de l’avancement du projet.

Communiquez avec toutes les parties prenantes en mettant en place des rendez-vous périodiques. Adaptez l’ordre du jour en fonction des acteurs invités (suivi plus ou moins opérationnel).

Idéalement, les documents de pilotage sont centralisés sur un espace partagé afin que chaque acteur du projet puisse accéder aux informations.

Piloter sans indicateurs

Vous allez suivre les objectifs du projet. Vous aurez besoin d’un tableau de bord de gestion de projet. Définissez des indicateurs pertinents pour vous (budget consommé, taux d’utilisation des ressources, pourcentage de réalisation du projet, tâches/jalons/livrables planifiés et réalisés…). Ils permettent de garder le contrôle sur le déroulement du projet. Ils facilitent la prise de décision afin de pouvoir rapidement ajuster les paramètres.

S’appuyer sur des données figées

Planning, risques, budget, ressources, tâches… doivent être adaptés régulièrement. Un changement au niveau d’une tâche peut impacter une partie ou la totalité du planning. Un risque peut disparaitre ou apparaitre. Il est important d’être réactif et de faire évoluer les données tout au long du projet pour une surveillance continue. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, assurez vous qu’il soit assez souple et que sa complexité ne vous ralentisse pas dans la mise à jour de votre suivi.

Avoir les mêmes indicateurs pour toutes les phases du projet

Vous allez sélectionner des indicateurs en fonction d’objectifs bien déterminés. Certains vont être globaux (notamment les indicateurs stratégiques), d’autres en fonction de la phase dans laquelle vous vous trouvez. Inutile de mesurer le nombre d’anomalies si vous n’être pas en phase de recette. En définissant les indicateurs par phase, vous éviterez la démultiplication et les incohérences. De plus, adaptez vos indicateurs et votre pilotage à votre méthode de gestion de projet.

La mise en place d’un logiciel est un projet collectif. Coordination, méthode, rigueur et adaptation aux aléas vous permettront de faire aboutir votre projet en atteignant les objectifs fixés.

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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

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