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#ERP - 01-06-2022
La prise en compte de la dimension humaine dans votre projet est primordiale. Le nouveau logiciel sera pleinement utilisé si les collaborateurs y adhèrent. La conduite du changement est donc un des premiers facteurs de réussite du projet. Voici les 5 conseils pour la réussir.
Vous allez mettre en place des outils pour accompagner le changement. La documentation, la communication et la formation sont les principaux. Pour qu’ils soient efficaces, demandez-vous en amont à qui et pour quelles raisons ils seront utiles. Définissez qui sont les acteurs impactés (gestionnaires, commerciaux, clients…). Déterminez pour chacun quel va être le changement (processus métier, nouvelles pratiques, nouvelles fonctionnalités, passage du papier à l’informatique…) et comment il sera perçu. L’analyse peut être courte en fonction du logiciel que vous mettez en place.
Chaque nouveau projet entraine une part d’inconnu. Les utilisateurs ont des habitudes et des pratiques, souvent depuis plusieurs années. Le nouvel outil va inévitablement avoir un impact. Démarrer la conduite du changement le plus tôt possible permet de réduire cette part d’inconnu. Vous augmentez dès le début les chances d’alignement entre la stratégie de l’entreprise et les intérêts des utilisateurs.
Les équipes projet et collaborateurs impactés ont besoin de ressentir le changement comme légitime. Permettez-leur de prendre conscience des enjeux et des finalités visées par le projet. En comprenant les raisons de la mise en place du nouveau logiciel, ils seront plus motivés et adhèreront plus facilement au projet.
La résistance au changement est une réaction inévitable, même si votre entreprise a une culture du changement forte. L’être humain cherche à garder son équilibre. Soyez à l’écoute des remarques, faites preuve d’ouverture quant aux possibilités d’ajustements et d’adaptation. C’est le moment d’adopter une posture empathique en privilégiant le dialogue au discours.
Il est important que les utilisateurs se projettent dans leur nouvel environnement de travail. Le meilleur moyen de les faire adhérer à la nécessité du changement est de les impliquer. Ils doivent ressentir que leurs compétences et leurs connaissances ont un impact. Chaque moment du projet le permet : questionnez les pour analyser l’impact du changement, écoutez leurs besoins lors de l’élaboration du cahier des charges, faites-les participer à la qualité de l’outil au moment de la recette, désignez des utilisateurs clés pour répondre aux questions des utilisateurs et participer à l’évolution du logiciel…
La conduite du changement ne s’arrête pas quand le logiciel est mis en place. Organisation de réunions d’utilisateurs, communication sur les évolutions du logiciel, piqures de rappel de formation, mise à jour régulières des guides utilisateurs… Planifiez ces actions après le déploiement de votre outil pour garder la mobilisation des utilisateurs.
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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.
Adeline Darnay
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