#ERP - 27-04-2022

Nouveau logiciel : comment réussir sa reprise de données ?

La mise en place d’un nouveau logiciel ne veut pas dire recommencer à zéro. Vous avez des données préexistantes que vous allez récupérer. Comment faire ? Voici les éléments clés pour réussir votre reprise.

1- Abordez le sujet dès le début du projet

Ne sous estimez pas l’ampleur du chantier, qui ne doit pas être réalisé à la va-vite. Cette étape vous permet gagner en efficacité en vous évitant de perdre vos données ou de devoir les ressaisir à la main. Définissez une stratégie avec l’ensemble des actions à réaliser et planifiez rapidement les travaux avec l’éditeur. Accordez-y le temps nécessaire, c’est un chantier complexe qui va impliquer un certain nombre d’actions. Confiez le sujet à une personne dédiée, qui pourra y consacrer le temps nécessaire et organiser les travaux des équipes.

2- Dressez la liste de l’existant

Vous avez besoin de savoir précisément quelles sont les données à reprendre mais aussi où elles se trouvent actuellement (autre logiciel, outil bureautique…). Si vous mettez en place un outil CRM par exemple il sera important que savoir que les cartes de visites de vos clients se trouvent actuellement dans un outil de répertoire et ce qu’elles contiennent.

3- Définissez la liste des données à reprendre

Demandez-vous quelles sont les données que vous avez besoin de reprendre. Avez-vous besoin de conserver les caractéristiques d’un produit que vous ne produisez plus ? Priorisez les données obligatoires pour votre gestion.

Interrogez-vous aussi sur l’historique. Peut-être n’avez -vous pas besoin de reprendre des données qui datent de 15 ans…

4- Analysez la qualité des données existantes

En dressant la liste des données, vous allez vous apercevoir qu’il peut y avoir des doublons, des données manquantes, des données fausses… Profitez-en pour les corriger et les nettoyer. C’est l’occasion de repartir sur de bonnes bases et d’éviter aux utilisateurs d’être mécontents de l’outil uniquement à cause des informations qu’il contient.

5- Appuyez-vous sur les outils pour importer vos données

L’idée est d’automatiser le plus possible cette étape. Travaillez en collaboration avec l’éditeur qui va vous fournir des outils pour vous aider à importer en masse les données dans le nouveau logiciel. Vous allez devoir définir des correspondances entre les données actuelles et la façon dont elles apparaitront, ces outils vous y aideront.

6- Contrôlez la reprise

Il est primordial de vérifier que les données sont intégrées correctement dans votre nouvel outil. Travaillez sur les échantillons pour assurer de la qualité avant de mener la reprise à grande échelle. Cela vous permettra de faire rapidement les allers-retours nécessaires avec l’éditeur pour réaliser les corrections. Organiser les tests au fil de l’eau pour éviter d’avoir à revenir en arrière et retarder le projet.

Une reprise de données bien menée vous permettra de faciliter l’adhésion et la prise en main par les futurs utilisateurs, qui retrouveront les éléments dont ils ont besoin.

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A propos de l'auteure

Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.

Adeline a travaillé pendant 15 ans dans le monde du conseil SIRH et SI. Elle a accompagné les grandes entreprises dans le choix et l'implémantation de leurs solutions. Son expertise technique, sa connaissance du terrain et sa sensibilité aux défis de la gestion du changement lui permettent de nous livrer chaque semaine des conseils éclairés et pragmatiques.

Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

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