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#ERP - 14-06-2022
La communication dans un projet est primordiale. Une information donnée au bon moment et comprise par celui qui la reçoit aura des conséquences positives sur la réussite de votre projet. Voici les 5 clés pour une communication efficace.
Chacun va estimer les enjeux du changement pour lui avec les informations dont il dispose. Le moyen le plus simple de prévenir les doutes, les rumeurs et le scepticisme est d’informer très en amont. Les collaborateurs doivent avoir conscience de l’impact du projet sur leur quotidien pour réduire la part d’inconnu. Communiquez sur l’ensemble du projet et les bénéfices apportés par le nouveau logiciel, sans travestir la réalité.
Définissez le plan de communication qui vous guidera tout au long du projet. Cela vous aidera à maîtriser votre communication. Même si peu de personnes sont concernées, il est intéressant de prévoir en amont les actions de communication que vous allez mettre en place. Définissez le planning de communication et la forme qu’elle prendra pour chacun. Les outils permettent aujourd’hui des types de communications innovantes, adaptez-les au message. Une vidéo humoristique pour communiquer sur un retard de planning risquerait d’être mal interprétée.
Même en dehors des moments clés du projet, il est important de ne pas interrompre la communication pour éviter de faire naitre les rumeurs et l’incertitude.
Communiquez rapidement de façon transparente quand un événement se produit. Si vous n’avez pas de matière pour communiquer sur le projet en lui-même, communiquez sur les modalités de travail, les prochains rendez-vous… Vous pouvez réaliser des interviews des équipes participantes par exemple. Permettez à tous de garder le contact avec le projet.
Chaque personne comprend les informations qu’elle reçoit avec ses propres filtres. Si vous transmettez une information à l’oral, assurez vous qu’elle soit bien comprise de la même façon par tous. S’il s’agit d’une communication écrite, faites relire les éléments par plusieurs personnes. Le message transmis doit être clair et ne pas laisser de place à l’interprétation.
Le recueil des préoccupations et des idées dans un projet est aussi important que l’information descendante. Augmentez votre temps de contact et de présence sur le terrain pour permettre des temps de communication informelle. Mettez en place des réunions dédiées, une boite à outils, un espace sur le réseau social de l’entreprise… Appuyez vous sur tous les outils dont vous disposez pour que la communication soit réciproque et équilibrée. Cela vous permettra de d’apaiser les craintes et transformer les résistances.
Tout comme le pilotage, votre communication s’adapte tout au long du projet. Questionnez les collaborateurs impactés pour faire la vivre et permettre une transition acceptée par le plus grand nombre.
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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.
Adeline Darnay
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