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#ERP - 21-06-2022

Comment bien former ses utilisateurs à un nouveau logiciel ?

Comment bien former ses utilisateurs à un nouveau logiciel ?

La formation donne aux utilisateurs les moyens de s’adapter aux changements. C’est un moment clé pour l’adoption de votre logiciel. Voici les 5 conseils pour permettre aux utilisateurs d’acquérir les compétences nécessaires.

1- Personnalisez vos formations

Pour que les utilisateurs se sentent concernés, ils doivent se projeter dans leur quotidien. Il est primordial que la formation se base sur des cas d’usage (actes de gestion, reporting…). Préparez les formations avec l’éditeur si c’est lui qui les assure. Vous maximiserez les chances d’appropriation du logiciel.

De plus, formez des groupes par population et adaptez le contenu pour que la formation soit pertinente. Un commercial qui va utiliser en profondeur le nouveau CRM n’aura pas le même besoin que son responsable qui utilise le tableau de bord.

2- Formez au bon moment

Les utilisateurs seront formés avant la mise à disposition de l’outil, pour être opérationnels immédiatement. Il est tout aussi important d’éviter que les connaissances se perdent entre la formation et la mise en service. Prévoyez la formation quelques semaines avant le déploiement du logiciel pour que les apprentissages soient encore frais. Plusieurs sessions de formation peuvent être nécessaires, pour une démarche progressive, en fonction de la complexité du logiciel et du rythme d’apprentissage de chacun.

3- Favorisez la pratique

On apprend en marchant. Veillez à ne pas être trop théorique dans votre formation et utilisez le plus possible la pratique. Multipliez les exercices et les simulations pour que les utilisateurs puissent prendre l’outil en main.

Assurez-vous que l’environnement utilisé pour les formations soit dédié et ne comporte pas d’anomalies au risque de faire peur aux apprenants.

4- Utilisez différents formats de formation

La formation présentielle est importante. Elle permet de répondre aux questions et de guider les apprenants dans la mise en pratique. Plusieurs autres modes de formation permettent aux utilisateurs de se familiariser progressivement avec le logiciel, au rythme qui leur convient.  Elearning, formation à distance, webinars, vidéos très courtes à consommer sur mobile, ateliers entre pairs… de nombreuses options d’offrent à vous.

5- Pensez aux guides utilisateurs

Au-delà de la documentation fournie lors de la formation, les guides sont indispensables pour accompagner les utilisateurs dans leurs actions. Assurez-vous que la documentation soit la plus claire possible tout en étant exhaustive. Elle doit être utile aux collaborateurs (utilisation de l’outil, nouveaux processus…). Veillez à ce qu’elle soit facilement accessible, pourquoi pas directement depuis l’outil !

La formation est indispensable à l’appropriation du logiciel avant son déploiement. Elle est aussi un processus continu. Organisez des réunions ou webinaires réguliers pour former sur les nouvelles fonctionnalités ou faire des piqures de rappel. Mettez en place des formations ou tutorat pour les nouveaux arrivants. Autant d’actions qui participeront à l’amélioration continue de votre logiciel.


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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

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