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#ERP - 18-05-2022

Bien déployer sa solution : la mise en service

Bien déployer sa solution : la mise en service

Vous avez suivi toutes les étapes de votre projet et vous êtes assurés que les utilisateurs pourront correctement réaliser leurs activités. L’application est donc prête à être mise à disposition de vos équipes. Voici les 5 conseils pour passer sereinement ce cap.

1- Faites un plan

Rapidement dans le projet, vous allez identifier les prérequis, le planning, les acteurs, les tâches à effectuer afin que les équipes soient prêtes le jour J.  Vous définirez notamment le mode de déploiement. Vous pouvez mettre à disposition le logiciel pour tous les utilisateurs en même temps ou décider de définir un pilote (par zone géographique par exemple). Si votre logiciel concerne plusieurs métiers ou grandes fonctions, vous pouvez définir des lots que vous mettrez en œuvre progressivement. Plusieurs possibilités s’offrent à vous en fonction de votre contexte et de vos contraintes.  

2- Définissez le bon planning

Demandez-vous quelle est la période la plus pertinente pour la mise en service de votre logiciel. Est-il plus intéressant pour vous de réaliser le déploiement de nuit, pendant la journée ou pendant le week-end… ? Vous pouvez avoir des périodes à privilégier pour perturber le moins possible l’activité des équipes. Impliquez les métiers dans cette décision pour maintenir l’adhésion et définir un planning cohérent. 

3- Prévoyez un plan B

Peut-être que tout ne se passera pas comme prévu, il faut donc le sécuriser. Il peut s’agir de retourner à l’ancien logiciel ou prévoir un fonctionnement en mode dégradé avec des procédures de contournement en cas de problème. Anticiper ces scénarii, les documenter et surveiller de près le déploiement permettent une prise en compte rapide des problèmes et une communication appropriée.

4- Accompagnez le changement auprès des utilisateurs

Ils doivent avoir une vision claire des nouveaux processus et de ce qu’ils auront à faire pour être autonomes rapidement sur le nouveau logiciel. Assurez-vous que la communication a été réalisée (date de mise en service, application mobile à installer, à qui s’adresser en cas de question…), que les formations ont été faites ou sont planifiées et que les guides sont mis à leur disposition. Suivez le déroulement du déploiement pour ajuster votre accompagnement rapidement si nécessaire.

5- Organisez la remontée des questions et des dysfonctionnements

Lors du déploiement, notamment le premier jour, les utilisateurs rencontreront peut-être des difficultés et des questions. Il est nécessaire de prévoir quelle assistance sera fournie. Elle peut être assurée à différents niveaux, par l’équipe projet, par des utilisateurs clés ou encore directement par l’éditeur. Mieux vaut ne pas multiplier les personnes qui peuvent répondre et s’appuyer sur un outil de collecte des questions et anomalies pour éviter la perte d’information.

Le déploiement de votre logiciel marque la fin du projet et le début de la phase de maintenance. Il est important à ce stade d’avoir organisé la suite pour passer sereinement le relais.

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A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline a travaillé pendant 15 ans dans le monde du conseil SIRH et SI. Elle a accompagné les grandes entreprises dans le choix  et l'implémantation de leurs solutions. Son expertise technique, sa connaissance du terrain et sa sensibilité aux défis de la gestion du changement lui permettent de nous livrer chaque semaine des conseils éclairés et pragmatiques.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

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