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#ERP - 24-05-2022
Le logiciel est déployé et le projet touche à sa fin. Vous avez hâte de démarrer une nouvelle mission, mais terminer correctement votre projet est essentiel. Voici les 5 points pour que la réussite soit totale.
Votre logiciel va passer dans un mode maintenance. S’il ne s’agit pas des mêmes équipes, il faut assurer le transfert de connaissance de l’équipe projet vers l’équipe de maintenance. Cela passe évidemment par la documentation du projet mais aussi par des ateliers et réunions pour apprendre directement de l’expérience des acteurs du projet. Plus les équipes futures ont été intégrées au projet, plus ce transfert de connaissances est efficace.
La phase de maintenance doit être pensée tôt, au plus tard au lancement de la phase de déploiement. Vous devez passer le relais et vous assurer que les questions, les corrections et demandes d’évolutions seront bien prises en compte : qui en aura la charge, quels outils seront utilisés, comment seront informés les utilisateurs sur les corrections et nouveautés de l’outil… Soyez créatifs pour vous assurer que le logiciel apportera longtemps satisfaction, par exemple mettez en place des groupes d’utilisateurs pour échanger sur les bonnes pratiques et les évolutions possibles.
Si la maintenance et le support sont assurés par l’éditeur, prévoyez des engagements de service pour en assurer la qualité.
Réunissez l’équipe a posteriori pour revenir sur les points marquants du projet, ce qui a fonctionné ou non. Cela vous permettra d’améliorer la gestion de vos projets futurs en vous appuyant sur les bonnes pratiques et en évitant de reproduire les mêmes erreurs.
Rédigez un rapport de clôture du projet pour garder en mémoire et présenter les principales caractéristiques du projet (respect du planning et du budget, écarts par rapport aux prévisions, problèmes et changements rencontrés, bonnes pratiques, améliorations concrètes à apporter, organisation du transfert…).
Au-delà du rapport du clôture, il sera important d’archiver et rendre accessible la documentation de l’ensemble des phases (livrables officiels, documents de pilotage…). Vous pourrez ainsi vous y référer et vous en inspirer lors de vos prochains projets. Inutile de tout recommencer si cela a déjà été (bien) fait.
Toute l’équipe a beaucoup travaillé pour que le logiciel soit mis en place, il est important de remercier les acteurs pour leur implication. Vous n’aurez pas manqué de reconnaitre la valeur de chacun tout au long du projet. Partager un moment de convivialité en marquant la fin vous permettra de fêter ensemble la réussite du projet, qui est un travail d’équipe.
Le projet de mise en place du nouveau logiciel aura rythmé votre quotidien pendant de nombreux mois. Bien le terminer vous permettra de faire place à de nouveaux projets et de nouvelles activités, pour vous et vos équipes.
Adeline Darnay
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