#ERP - 31-03-2022

4 conseils pour adapter votre nouveau logiciel à sa réalité

Vous avez choisi le logiciel qui répond le mieux à vos besoins mais vous avez aussi une organisation, des habitudes de travail, des règles de gestion indispensables. Comment faire en sorte que le logiciel y réponde ? Voici les 4 conseils pour y parvenir.

1- Trouvez un juste équilibre entre adaptation de l’outil et de vos processus

A moins que vous ayez choisi de faire développer complètement votre logiciel sur mesure, vous devrez un minimum vous adapter à l’outil choisi. Il ne s’agit pas de révolutionner l’organisation mais au moins de se poser la question sur les processus.

Un nouvel outil entraine forcément de nouvelles pratiques, souvent positives puisqu’il doit permettre de faire gagner du temps en automatisant certaines tâches. C’est donc le moment de revoir vos modes de fonctionnement pour gagner en efficacité. Mais vous n’avez pas à renoncer à tout, un paramétrage efficace de l’outil vous permettra de répondre à beaucoup de vos exigences (workflow de validation, niveaux d’administration et d’utilisation…). Certains éditeurs auront la liberté de vous proposer des développements spécifiques pour adapter l’outil. Attention cependant, cela a un coût !

2- Faites des ateliers avec l’éditeur

Ils vous servent à creuser le besoin défini dans le cahier des charges. Cela vous permettra de vous assurer que l’éditeur l’a bien compris mais aussi à définir avec lui l’ensemble des développements et/ou paramétrages nécessaires pour y répondre.

Si l’outil standard ne propose pas directement de réponse, l’éditeur doit vous proposer une solution vous permettant d’arriver au résultat attendu ou au moins au meilleur compromis. Ne soyez pas fermé, parfois une solution pouvant apparaitre comme par défaut se trouve être la meilleure.

3- Impliquez vous

C’est l’éditeur qui réalise ce travail d’adaptation. Pour autant, ne restez pas en retrait. Il est important que vous suiviez cette réalisation pour ne pas avoir de mauvaise surprise lors des étapes suivantes.

4- Assurez-vous que tout est documenté

Qu’il s’agisse de paramétrage pur ou de développements quand cela est possible, vous devez disposer de documents écrits. Il s’agit des spécifications détaillées fonctionnelles (et si besoin techniques), qui précisent comment votre besoin est pris en compte dans l’outil. Se sont les fonctionnalités proposées mais aussi les écrans, les échanges avec les autres outils…. Elles doivent être claires et non ambigües. Il peut s’agir aussi d’un cahier ou guide de paramétrage qui vous indique les paramétrages réalisés et vous permet d’être autonomes par la suite. Mettez-vous d’accord avec votre éditeur, dès le début du projet, sur les documents qui seront mis à votre disposition. En tout état de cause, ils doivent aller plus loin qu’un guide à destination des utilisateurs.

L’ensemble des documents de cette étape du projet vous permettra d’organiser les tests pour vous assurer que le logiciel est conforme à votre attendu.

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A propos de l'auteure

Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.

Adeline a travaillé pendant 15 ans dans le monde du conseil SIRH et SI. Elle a accompagné les grandes entreprises dans le choix et l'implémantation de leurs solutions. Son expertise technique, sa connaissance du terrain et sa sensibilité aux défis de la gestion du changement lui permettent de nous livrer chaque semaine des conseils éclairés et pragmatiques.

Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

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