Paie

5 questions à se poser pour choisir son logiciel de notes de frais

Dans le monde du travail actuel, les déplacements sont devenus monnaie courante. Facture de taxis, reçu d’hôtel ou autres frais liés à la mobilité engendrent alors une importante perte de productivité. Voici 5 questions pour vous aider à trouver la solution logicielle adaptée à vos besoins.

1. Améliorer la gestion de vos finances, une priorité ?


Grâce à un processus de gestion continu des demandes de remboursement, les salariés peuvent rester productifs en tout temps, même lors des déplacements. Accessible sur mobile ou tablette, le logiciel de note de frais doit permettre la création, l’édition et la modification des demandes de remboursement en temps réel. En plus de faciliter l’intégration des données de voyage, ce système automatisé de gestion assure un meilleur contrôle des dépenses. 

2. Augmenter l’autonomie de vos collaborateurs ?


La saisie en ligne des frais professionnels peut s’avérer difficile et chronophage. Ainsi, choisir un logiciel de travail collaboratif et ergonomique participe nettement au confort de tous les employés. À ce titre, si vous souhaitez un outil efficace et pratique, le logiciel doit proposer un compte personnel pour que chaque utilisateur puisse consulter son solde de frais, ainsi que des fonctionnalités de gestion de droits. 

3. Gagner du temps et faire des économies ?

Pour les cadres et l’administration comptable, il est indispensable de pouvoir valider les frais rapidement et exporter des rapports comptables sans avoir à saisir à nouveau les données. Parmi le vaste de choix de logiciel de contrôle des frais de déplacement, privilégiez celui qui suit et conserve avec précision une trace de l’ensemble des dépenses des salariés. Cette vision centralisée vous aidera à savoir où faire des économies. 

4. Réservation en ligne et voyage éco responsable ?

Vous êtes une grande entreprise et vous devez réserver un vol d’affaires grâce à un Self Booking Tools? Certaines solutions logicielles de notes de frais offrent des options de réservation en ligne en amont de votre voyage, pour vous simplifier la vie. Certains opérateurs à l’engagement écologique vont même jusqu’à privilégier les itinéraires au meilleur bilan carbone. 

5. Les petits plus pour des voyages d’affaires, notamment à l’international ?


D’autres fonctionnalités peuvent faire la différence. Des logiciels accompagnés d’applications mobiles proposent de pré remplir la demande de remboursement à l’aide d’une photographie la facture et grâce à la reconnaissance des mots et chiffres sur le reçu. Enfin, pour les globe-trotters,certaines applications gèrent plusieurs devises et langues étrangères, calculent les taux de change, les frais kilométriques complexes, ainsi que la TVA, la TPS, la TVH et autres taxes en vigueur selon le pays visité. Des petits plus à ne pas négliger ! 

Laure Néria

 

Partager : Facebook Linkedin Twitter
Voir tous les articles Paie